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Anbindung

Migration & Altdaten: Artikelstamm, Dubletten, Nummernkreise

Kurz gesagt

Ob neue Warenwirtschaft oder neuer Shop: Der Systemwechsel scheitert selten an der Software und oft am Artikelstamm. Dubletten, uneinheitliche SKUs und gewachsene Nummernkreise sind die drei Baustellen, die vor jeder Migration bereinigt gehören — hier ist die Reihenfolge, die sich bewährt hat.

Baustelle 1: der Artikelstamm

Die Anbindung erkennt Artikel über die SKU. Vor der Migration gehört deshalb ein SKU-Audit an den Anfang:

  • Eindeutigkeit: Jede SKU genau einmal — Dubletten (gleicher Artikel, zwei Nummern) vor dem Umzug zusammenführen, nicht danach.
  • Varianten-Logik: Eltern-Artikel und Varianten brauchen ein konsistentes Schema (z. B. Basis-SKU plus Größen-Suffix) — Shop und Warenwirtschaft müssen dieselbe Hierarchie verstehen.
  • Zeichen-Hygiene: Leerzeichen, Umlaute und Sonderzeichen in SKUs sind klassische Import-Stolperer.

Baustelle 2: Kunden und Dubletten

Beim Bestellimport legen die meisten Systeme Kunden automatisch an — die Frage ist, woran sie Wiederkehrer erkennen (meist die E-Mail-Adresse). Wer Altkunden migriert, entscheidet vorher: Welche Felder sind führend, was passiert bei kollidierenden Adressen, und werden inaktive Altkunden überhaupt mitgenommen? Ein schlanker Start (nur aktive Kunden, Rest als Archiv-Export) ist oft sauberer als die Komplettübernahme.

Baustelle 3: Nummernkreise und Belege

Rechnungsnummern müssen fortlaufend und einmalig bleiben — auch über den Systemwechsel hinweg. Der bewährte Weg: Das neue System startet mit einem neuen, klar abgegrenzten Nummernkreis (z. B. mit Jahres- oder System-Präfix), die Altbelege bleiben im Altsystem oder als Archiv-Export lesbar. Aufbewahrungspflichten gelten für die alten Belege weiter — das Altsystem darf also erst abgeschaltet werden, wenn die Belege anderweitig aufbewahrt sind. Details zur Übergabe an die Buchhaltung: Shop, ERP & DATEV.

Die bewährte Reihenfolge

  1. Audit: SKU-Schema prüfen, Dubletten zählen, Varianten-Hierarchie klären — vor jeder Systementscheidung, denn das Ergebnis beeinflusst die Auswahl.
  2. Bereinigen im Altsystem: Aufräumarbeiten passieren dort, wo die Daten heute liegen — migriert wird nur Sauberes.
  3. Testimport mit Teilmenge: 50 Artikel mit allen Varianten-Typen, 20 Kunden, 10 Bestellungen — erst wenn die Teilmenge fehlerfrei läuft, kommt der Rest.
  4. Stichtag mit Bestellstopp-Fenster: Der eigentliche Umzug braucht ein ruhiges Fenster (nachts/Wochenende), in dem keine Bestellungen verloren gehen können.
  5. Parallelbetrieb kurz halten: Zwei führende Systeme gleichzeitig sind der Zustand mit den meisten Fehlern — der Rückweg bleibt als Backup, nicht als Dauerzustand.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine Warenwirtschafts-Migration?

Die Spannweite ist ehrlich groß: von einem Wochenende (kleiner Shop, sauberer Artikelstamm, Cloud-Tool) bis zu Monaten (ERP-Wechsel mit Buchhaltung und Lager). Der beste Prädiktor ist nicht die Artikelzahl, sondern der Zustand des Artikelstamms — deshalb steht das Audit am Anfang.

Müssen alte Rechnungen ins neue System?

Nein — sie müssen aufbewahrt und lesbar bleiben. Üblich ist, Altbelege im Altsystem oder als Archiv-Export zu halten und im neuen System mit frischem Nummernkreis zu starten. Die konkrete Ausgestaltung gehört mit dem Steuerberater abgestimmt.

Kann ich Bestände einfach per CSV umziehen?

Technisch fast immer — riskant ist der Zeitversatz: Zwischen Export und Go-Live verkauft der Shop weiter. Deshalb gehören Bestände als letzter Schritt in das Stichtags-Fenster, nicht als erster in die Vorbereitung.

Quellen

  1. § 147 AO (Aufbewahrungspflichten) — Gesetzestext
  2. § 14 UStG (Rechnungspflichtangaben) — Gesetzestext

Belege sind die offiziellen Handbuch-, Hilfe- und Preisseiten der Anbieter (als Herstellerangabe mit Abrufdatum) sowie Gesetze und technische Dokumentationen; andere Vergleichs- oder Ratgeberseiten zitieren wir nicht. Zuletzt geprüft: August 2026. Angaben ohne Gewähr.

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